Берем дела под контроль

8 minute read

В этом посте расскажу про свой опыт:

  • Как находить баланс между работой и личной жизнью;
  • Как вести дела и задачи, не перегружая оперативную память.

С чего все началось

Год назад на меня навалилось много рабочих задач, которые перестали помещаться в моей голове. Природная ответственность не позволяла сдаться и бросить задачки — я ж крутой, я справлюсь. Рабочего времени перестало хватать на все, я начал перерабатывать. Чтобы справиться с этим, я говорил себе: “нужно больше стараться” — и заливал нерешенные дела избытком своего свободного времени.

Год назад я был готов уволиться и больше никогда не работать.

Мой мозг хотел отвлечься от работы — допроходить XCOM2 или покодить в свое удовольствие. Но всегда хотелось закончить “еще одну задачку”, а потом станет полегче, появится время. Конечно, этого не происходило.

Моя любимая девушка хотела внимания, но когда приходил домой поздно вечером, то сил хватало только проверить почту и уснуть.

В итоге, жизнь как-то прокрастинировалась, а любимая девушка была несчастна.

Принятие проблемы

Мой корень проблемы оказался в том, что я:

  • Пытался взять на себя больше рабочих задач, чем способен сделать физически;
  • Забивал на свои личные дела и желания.

Капитан очевидность подсказал, что решением будет:

  • Принять, что все рабочие дела не получится успеть;
  • Планировать день от тех занятий, которые мне важны и приятны.

Про вторую мысль есть огненный доклад с TED о том, что если ты действительно хочешь чего-то — строй от этого свой день, а не пытайся выкроить на это время.

Для меня это значило что нужно взять под контроль и работу, и личную жизнь, и собрать в одном месте все, чем я хочу заниматься.

Для порядка я решил записывать все дела и задачи в список — и обращаться к нему регулярно. Именно список дел определяет то, из чего будет состоять мой день. Добавлять дела в список надо осознанно, балансируя рабочие задачи, развивающие дела и хобби. Если строго придерживаться списка, то успеваешь и на письма коллегам ответить, и книжку почитать, и пару миссий в XCOM пройти.

Инструменты

Я обожаю облачные сервисы, поэтому оцифровать дела и выбрать подходящие инструменты было сплошным удовольствием.

Всю свою активность я условно разделяю на:

  • Задачки и дела — понятные действия, которые я могу сделать за полчаса-час. Например: помыть посуду, записаться на прием к терапевту, пробежать 3 км, написать модульные тесты на класс;
  • Проекты. Проект протяжен во времени, состоит из нескольких задачек и дел, у него есть конечный результат. Например, устроить ремонт в квартире — это конечный проект. Реализовать фичу добавления комментариев в CRM-системе, которую мы фигачим на работе — это тоже небольшой проект.

Список дел

Первое, что мне понадобилось — сохранить список дел. Список дел я храню в Todoist. Это простой облачный сервис, в котором можно заводить свои дела, у него есть мобильное приложение, поэтому он всегда со мной. Выглядит так:

Todoist in action

В списке одновременно есть и личные, и рабочие дела. Это помогает мне не добавлять лишних рабочих задач, если мой день уже занят другими делами.

Почему мне нравится Todoist:

  • Инструмент предельно простой, добавить новую задачу очень легко;
  • Дофаминовый рай. Сделал задачку — вычеркнул — почувствовал радость — хочется сделать следующую (и еще!);
  • Повторяющиеся задачи. Я один раз завел задачки “заплатить по счетам каждое 10 число”, или “заказать доставку еды на неделю каждую пятницу в 10:00” — и теперь не забываю про эти дела. Кстати, если просто вбить такой текст в Todoist, то он поймет, что это повторяющаяся задача — магия!
  • Есть просмотр задачек на неделю — я использую его, чтобы оценить свою загруженность на ближайшее время и вовремя сказать НЕТ, если меня просят о чем-то.

Проекты

Trello — чудесный инструмент для организации проектов. Я создал в нем отдельную доску с карточками-проектами.

Trello dashboard

В каждой карточке оставляю мотивацию (зачем хочу сделать проект), примерный план решения в виде чеклиста (задачи из чеклиста попадают в Todoist).

Trello card

Отдельная фишка в доске, которую подглядел в методологии Kanban — ограничение одновременно решаемых задач, или Work in progress. Мне тяжело одновременно делать много дел сразу, это сильно демотивирует. Больше я люблю фокусироваться на чем-то одном, пока не доведу дело до конца. Плюс, если делать много дел в раз — то перестает хватать времени, чтобы со всем справляться. Поэтому я ограничил себя:

  • Решением только двух рабочих проектов в раз. Тяжело одновременно программировать два проекта, поэтому один из проектов, обычно, не связан с написанием кода - code review или подготовка доклада;
  • Одним pet project’ом, который я делаю just for fun. Пишу эту запись в блог, например;
  • Одной книгой, которую читаю здесь и сейчас. Сейчас это документация по Akka.net.

Дополнительные ништяки

Удобно кроме того, что нужно сделать, сохранить еще и справочную информацию. Например, если я работаю над проектом ускорения загрузки главной страницы в сервисе, то мне нужны:

  • Графики по метрикам скорости загрузки;
  • Результаты профилирования сервиса;
  • Ссылки на статьи о том, как правильно кэшировать данные в высоко нагруженных сервисах.

Такую подручную информацию удобно иметь рядом с описанием задачи, поэтому я оставляю ее прямо в Todoist/Trello в комментариях или вложениях.

Есть еще справочная инфа, которая в комментарии к делам не влезает, например:

  • Ссылки на крутые статьи, которые иногда советую коллегам;
  • Рецепты любимых блюд;
  • Выдержки из прочитанных книжек, к которым иногда хочется обратиться — например, понятное мне изложение паттернов из “Банды четырех”.

Закладки на все случаи жизни я держу Evernote — это такой супер-блокнот для всего подряд.

Профит

После оцифровки всех своих дел получил несколько бонусов:

  • Перестал забывать сдавать показания счетчиков 25 числа — и другие дела теперь тоже не забываются;
  • Разгрузил оперативную память — голова больше не болит о том, чтобы запомнить все;
  • Наглядно вижу все свои дела — и могу планировать свою нагрузку.

Как с этим работать

Оцифрованный список дел теперь говорит, что делать в любой момент времени. Следовать плану удобно.

Остается два вопроса:

  • Как наполнять список дел, держать его в актуальном состоянии?
  • Что делать, если планы срываются?

Чтобы держать дела в актуальном состоянии, нужен регулярный пересмотр. Ежедневно утром и вечером прохожу такой алгоритм:

  • Разгребаю все входящие: сообщения в почте, в slack, в telegram. Если в течение дня меня попросили купить молока или я подумал, что неплохо было бы назначить встречу коллеге, то я записываю это в папку с входящими в Todoist.
  • Для каждого входящего понимаю, что с ним делать:
    • Конкретные дела отправляются в список дел;
    • Идеи проектов отправляются в бэклог в Trello;
    • Справочная информация складывается на нужные полочки.
  • Просматриваю список дел на день. Если дел слишком много — то перераспределяю их на другой день.

Еще устраиваю глобальную уборку в субботу утром:

  • Заглядываю в календарь — есть ли в календаре что-то такое, к чему нужно подготовиться? Например, если у подруги день рождения на следующей неделе, то записываю в список дел придумать подарок и поздравление;
  • Смотрю список проектов в Trello и заношу в список дел следующие шаги;
  • Если хочу повидаться с друзьями или позвать девушку на свидание — да, я это тоже заношу в список дел;
  • Разумеется, заношу в список дел пройти миссию в XCOM и чтение книжки;
  • Примерно оцениваю сколько всего придется сделать на неделе, чтобы не лопнуть.

Что если все пошло не так

После прочтения алгоритма может показаться, что выполнять его может только биоробот. Или что скучно жить, когда день расписан — и нет места спонтанности.

У меня не получилось стать машиной по переработке списка задач. Бывают форс-мажоры, иногда спонтанно решаю пойти погулять, когда погода солнечная, а иногда с друзьями в бар, если накипело и хочется поговорить. Место случайности остается.

Даже если день пошел не по плану — нет причин для паники, поскольку все дела есть в списке. Их легко подвинуть и сделать в другой день :)

Итог

В сухом остатке имеем:

  • Оцифрованную систему дел и задач, которая всегда с тобой (спасибо облачным технологиям!). Ни одно дело не теряется, инструмент показывают мою нагрузку, чтобы я мог принять решение — стоит ли брать еще одну задачу в работу или нет;
  • Привычку регулярно пересматривать список дел — и не забывать включать в него личные дела, которые приносят большое удовлетворение;
  • Любимая девушка счастлива, мы чаще проводим с ней время :)

Внимательный читатель заметил, что идеи и алгоритм работы с делами очень уж напоминает советы из книги Максима Дорофеева о джедайских техниках. Да, список дел, проектов, регулярные пересмотры — это все оттуда. Это самая толковая книга о личной эффективности, что я читал. Макс здорово пишет, как устроен мозг прокрастинатора, почему мы продалбываем дела, как организовать себя, как тратить меньше сил, переживать за дела меньше.

Если у тебя похожие проблемы — почитай книгу Макса Дорофеева, это хороший первый шаг, чтобы что-то изменить.

Updated:

Leave a Comment